Packing list là gì? Vai trò packing list trong xuất nhập khẩu?

Packing list là gì? Packing list (bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa) là một thành phần trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa. Nó mô tả chi tiết nội dung lô hàng và thông thường không bao gồm giá trị lô hàng. Nếu dịch sát theo nghĩa tiếng anh đơn thuần thì sẽ có nghĩa là “ chi tiết đóng gói” hay “ danh sách đóng gói”. Nhưng theo tập quán, chúng ta gọi là phiếu đóng gói. Sau đây saigongifbox.com bật mí những điều cần biết về packing list.

Packing list là gì? Những điều cần biết về packing list

Phân Loại packing list

Packing list thường có 3 loại:

• Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết.
• Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán.
• Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list).

Chức năng của packing list

Packing list cho chúng ta biết được trọng lượng tịnh, trọng lượng bao gồm cả bao bì, phương thức đóng gói của hàng hóa, loại hàng hóa, số lượng, quy cách đóng gói. Từ đó chúng ta tính toán được một số phần sau:

• Sắp xếp kho chứa hàng.
• Bố trí được phương tiện vận tải.
• Bốc dở hàng dùng thiết bị chuyên dụng như máy móc hay thuê công nhân.
• Mặt hàng có bị kiếm hóa hay không….

Ngay sau khi đóng hàng xong, Người bán sẽ gửi ngay cho người mua packing list để người mua kiểm tra hàng hóa trước khi nhận hàng.

Nội dung chính của packing list

• Thông tin người mua, người bán.
• Cảng xếp hàng, dỡ hàng.
• Thông tin hãng tàu, số chuyến tàu.
• Thông tin hàng hóa : trọng lượng, số kiện, mô tả hàng hóa, thể tích hàng hóa
• Số hiệu hợp đồng.
• Điều kiện giao hàng.

Tác dụng của phiếu đóng gói hàng hóa

Cung cấp những thông tin cần thiết của hàng hóa, tùy từng loại packing list sẽ bao gồm những thông tin cơ bản sau như:

• Số lượng và trọng lượng của danh sách đóng gói hàng hóa là bao nhiêu trong thùng container.
• Số kiện hàng và số pallet cụ thể, số lượng hàng nhỏ được đóng vào hộp, thùng.
• Phương thức dỡ hàng: bằng xe nâng hay bằng tay để bố trí số lượng công nhân bốc dỡ phù hợp.
• Dự kiến về thời gian dỡ hàng để tính toán bao nhiêu số lượng hàng sẽ dỡ trong 1 ngày giúp người mua bố trí nhân lực nhận hàng và diện tích kho bãi phù hợp.
• List packing là phiếu đóng gói rất quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

(Ví dụ như container có 20 kiện, đóng pallet thì có thể 1 cont trong vòng 30 phút, 1 giờ, 1 ngày dỡ được 8 cont nhưng nếu như container có 1000 kiện bốc rời thì có thể mất 1,5 – 2 giờ/container và 1 ngày chỉ dỡ được 4 cont hàng).

Truy xuất được thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,… để có thể khiếu nại với bên bán hay nhà sản xuất nếu sản phẩm bị lỗi, có thể đổi trả; tìm được kiện, bao, pallet chứa đựng hàng.

Một số vấn đề cần biết về Packing List

Trong thương mại quốc tế, cần có những chứng từ kê khai về hàng hóa khi phương tiện vận chuyển đến các cửa khẩu hải quan, nhằm mục đích kiểm soát lượng hàng hóa, còn vì mục đích an ninh kinh tế của các quốc gia khi tham gia vào quá trình trao đổi với các quốc gia khác. Và Packing list là một loại chứng từ sinh ra với mục đích như vậy đó là câu trả lời thực tế nhất cho việc tại sao cần sử dụng Packing List.

3 loại packings list

Dựa vào các tiêu chí và mục đích sử dụng mà packings list ( phiếu đóng gói hàng hóa ) được chia thành 3 loại khác nhau: dựa vào đặc trưng kê khai trên phiếu.

Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list)

Phiếu đóng gói chi tiết tập trung vào chi tiết hàng hóa cụ thể. Áp dụng với hàng hóa số lượng nhiều, phức tạp được đóng gói. Người bán Thường áp dụng với trường hợp container hàng có chứa nhiều loại hàng hóa với các chủng loại, chất liệu, kích cỡ khác nhau. Người gửi hàng phải kê khai đầy đủ và chi tiết hàng hóa vận chuyển bao gồm những mặt hàng nào.

Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list)

Đặc điểm của loại phiếu đóng gói này là trên phiếu không ghi tên người bán mà chỉ thể hiện các thông tin về hàng hóa, thường sử dụng trong trường hợp người bán không muốn bị lộ tên hoặc theo chỉ định của bên gia dịch mua bán 3 bên: A mua hàng của B giao cho C và trong trường hợp này A yêu cầu B phải ẩn tên nhà cung cấp của mình để khi bên C nhận hàng sẽ không có tên nhà cung cấp.

Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list)

Đối với loại phiếu đóng gói này thương đươc sử dụng trong vận tải hàng không, khi khối lượng hàng hóa cần phải kiểm soát cực kỳ chặt chẽ, hay trường hợp giá thành vận tải được tính trên đơn vị cân nặng. Đối với loại phiếu đóng gói này bảng kê thông tin chủng loại hàng hóa sẽ đi kèm với thông tin về cân nặng, trọng lượng tinh cụ thể từng hàng hóa.

Mục đích sử dụng Packing List là gì?

Ngoài việc điểm danh các mặt hàng có trong phiếu đóng gói hàng hóa, về số lượng, trọng lượng để biết khi khiểm hàng thì phiếu đóng gói hàng hóa cũng là 1 bằng chứng quan trọng được sử dụng trong giao dịch mua bán. Đối với bên Xuất Khẩu nhìn vào Packing sẽ biết được số lượng hàng giao đủ chưa, cách sắp xếp đong gói đã hợp lý đúng quy chuẩn.

Bên Nhập khẩu kiểm soát hàng theo thông số trên packings tránh tình trạng mất, thiếu hàng, có phương án nhận hàng tối ưu nhất như sau:

Cách sắp xếp kho chứa hàng

Mỗi loại hàng hóa được kê trong phiếu đóng gói sẽ được kê rõ số lượng, kích thước của thùng hàng, từ đó, cảng có thể tính toán xác định diện tích mà hàng hóa sẽ chiếm sau khi được khai thác khỏi container và có sự sắp xếp kho một cách hợp lý để xếp chỗ cho hàng hóa.

Có sự bố trí phương tiện vận tải một cách hợp lý

Khi có kích thước của hàng hóa cụ thể, chúng ta có thể điều phối phương tiện vận tải một cách hợp lý và thuận tiện nhất. Việc điều đúng phương tiện trong việc vận chuyển có thể tiết giảm 1 phần chi phí phương tiện phải bỏ ra nhưng vẫn đem lại hiệu quả cao nhất.

Việc bốc dỡ hàng hóa được thực hiện dễ dàng hơn

Việc bốc dỡ hàng hóa có thể được thực hiện bởi công nhân, hoặc máy móc đối với các loại hàng hóa nặng. Nhớ có packing list, cảng nắm rõ hàng hóa được vận chuyển đến là loại mặt hàng gì, từ đó điều phối trang thiết bị bốc dỡ hàng hóa một cách chính xác nhất.

Kiểm tra hàng hóa được thuận tiện

Sau khi đóng hàng, người bán sẽ gửi packing list cho người mua, để người mua có thể kiểm soát lượng hàng hóa được gửi đến và kiểm tra xem hàng hóa trong quá trình vận chuyển có bị thất thoát hay không.

Trong Packing List thể hiện những gì?

Packing list là phiếu đóng gói hàng hóa, đối với mỗi hãng tàu, đơn vị vận chuyển phát hành phiếu khác nhau thì hình thức, cách trình bày của phiếu cũng có sự khác nhau. Tuy nhiên, dù do đơn vị nào phát hành, trên phiếu đóng gói vẫn phải bao gồm các thông tin sau:

Thông tin của người mua, người bán

Thông tin về người mua ( nhà nhập khẩu) , người bán ( nhà cung cấp) được thể hiện ngay những thông tin đầu tiên của tờ phiếu đóng gói. Tuy nhiên, nếu đây là phiếu đóng gói trung lập, thông tin người bán có thể bị ẩn ( không bắt buộc phải điền)

Số hiệu hợp đồng

Mỗi chuyến vận chuyển hàng hóa đi kèm một hợp đồng buôn bán cụ thể, trên phiếu đóng gói ghi số hiệu hợp đồng làm căn cứ cho giao dịch mua bán đó.

 

Thông tin về cảng xếp hàng, dỡ hàng

Đây là thông tin bắt buộc phải điền, giúp các cơ quan an ninh kiểm soát được xuất xứ của lô hàng cũng như địa điểm lô hàng được bốc dỡ.

Thông tin về phương tiện vận chuyển

Hàng hóa thường vận chuyển bằng đường biển, thông tin về phương tiện sẽ gồm thông tin về hãng tàu, mã số tàu, số lượng chuyến tàu được vận chuyển.

Thông tin về hàng hóa

Thông tin về hàng hóa là thông tin được chú trọng nhất trong phiếu. Thông tin về hàng hóa thường gồm các yếu tố như: trọng lương, số lượng kiện hàng, thể tích kiện hàng, mô tả hàng hóa …

Điều kiện giao hàng

Trên Packing List sẽ thể hiện các điều kiện giao dịch theo Incoterm, từ đó để người mua và người bán chuẩn bị chứng từ cần thiết áp dụng theo giao dịch mua bán đã nêu trên.

Từ khóa:

• Packing list mẫu
• Packing List là gì
• Invoice là gì
• Invoice Packing list là gì
• File mẫu packing list
• Packing là gì
• Commercial Invoice là gì
• Neutrai packing list

Nội dung liên quan:

• Kích thước các khổ giấy A0, A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9, A10 chuẩn
• Mã zip code là gì? Hướng dẫn cách tra zip code 63 tỉnh thành Việt Nam
• Freeship là gì? Cách mua hàng freeship miễn phí vận chuyển