Dịch vụ shop cod là gì? Hướng dẫn cách ship cod cho các cửa hàng online

Trong thời gian gần đây thị trường bán hàng online trở nên khá sôi nổi cùng với đó thì dịch vụ ship COD đã ra đời. Tuy nhiên với nhiều người cụm từ ship COD này còn khá xa lạ. Bạn có thắc mắc COD là gì? giao hàng COD là gì? Khi nào nên lựa chọn dịch vụ ship COD và ship COD hoạt động như thế nào hay không? Ngay sau đây sẽ là một số thông tin giải đáp chúng ta.

Dịch vụ ship COD là gì?

Dịch vụ ship COD nghĩa là gì hay ship COD là cái gì đang là một trong những câu hỏi nhận được rất nhiều sự quan tâm của mọi người.

Để hiểu rõ về ship COD là sao? Thì bạn phải hiểu ship là gì? COD là gì? Trong cụm từ ship COD thì ship có nghĩa là vận chuyển và COD là từ viết tắt của cast on delivery.

Nếu hiểu một cách đơn giản thì hình thức ship COD là hình thức giao hàng thu tiền. Theo đó người mua hàng sẽ chỉ tiến hành thanh toán vào thời điểm nhận hàng và số tiền thanh toán ở đây là tiền mặt.

Lợi ích của hình thức ship hàng COD với khách hàng là rất lớn, người mua sẽ được nhận hàng tận tay và có thể xem hàng, thậm chí thử hàng rồi mới quyết định trả tiền cho món hàng, ngược lại, nếu không ưng ý có thể từ chối thanh toán và trả lại người bán.

Ship COD mang cái lợi đến cho người người mua, nhưng ngược lại cũng đem đến không ít “rủi ro” cho người bán. Bạn sẽ gặp nhiều trường hợp khi hàng đến nơi khách từ chối nhận, khách thử đồ không vừa, khách hết hứng mua,… và như vậy là bạn lại “méo mặt” nhận hàng hoàn trong khi phải chịu chi phí thanh toán 2 chiều.

Cũng bởi tư duy “chắc ăn” của người mua, họ chưa thực sự tin tưởng vào loại hình mua hàng online nên ship COD vẫn là hình thức vận chuyển phổ biến tại Việt Nam hiện nay.

Cách ship COD như thế nào?

Trước tiên, bạn cần hiểu quy trình ship COD là gì và nó vận hành như thế nào? Blog Sapo chia ra thành các bước để thể hiện sẽ cho bạn hình thức ship COD như sau:

Các bước shop cod cho các cửa hàng online

Bước 1: Nhận đơn đặt hàng

Ở bước này, người bán sẽ nhận đơn đặt hàng của khách tại các kênh online như: Website, Facebook, trên sàn TMĐT hoặc đặt tại cửa hàng và có nhu cầu ship hàng.

Bước 2: Chốt đơn và xác nhận giao hàng

Sau khi nhận được đơn hàng , chủ cửa hàng chủ động gọi lại cho khách xác nhận thông tin và tạo đơn hàng với các trường thông tin cơ bản để tiến hành gọi Ship như:

• Tên khách hàng
• Địa chỉ nhận hàng chi tiết
• Số điện thoại
• Tên sản phẩm khách đặt mua
• Giá bán

Với các chủ Shop bán online chủ động tìm Ship COD, bạn có thể tự tìm Shipper trên các Group tìm Shipper, việc này sẽ dễ dàng hơn khi Ship COD nội thành. Còn với Ship COD toàn quốc, chủ Shop cần liên hệ với các đối tác Ship hàng chuyên nghiệp, uy tín như các đơn vị vận chuyển phổ biến hay Ship COD bưu điện để đảm bảo quá trình giao hàng và thu tiền diễn ra suôn sẻ.

Với các shop chuyên nghiệp sử dụng các phần mềm bán hàng, việc tạo đơn được thực hiện trên ứng dụng giao hàng có thể trở nên đơn giản hơn, rất chuyên nghiệp và minh bạch, dễ dàng cho việc quản lý sau này.

Còn một số có thể lại ưu thích lưu thông tin đơn hàng trên file excel, thậm chí là sổ sách, nhưng Sapo không khuyến khích bạn làm theo cách này, vì việc quản lý thông tin khách hàng và đối soát sau này sẽ rất vất vả. Cụ thể Sapo sẽ trình bày trong các bước sau.

Chốt đơn hàng trước khi ship COD với đầy đủ thông tin khách hàng

Bước 3: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Gửi hàng cho các đơn vị ship COD toàn quốc, bạn có thể mang hàng hóa trực tiếp ra các điểm gửi hàng, viết phiếu gửi. Hoặc shipper sẽ đến cửa hàng để lấy hàng (một số đơn vị bạn sẽ phải mất thêm chi phí khi sử dụng dịch vụ shipper đến lấy hàng tận nơi). Lưu ý, tất cả phiếu gửi hàng phải giữ cẩn thận, nếu bị mất bạn sẽ không nhận được tiền thu hộ COD.

Gợi ý: Để tránh thất lạc phiếu gửi hàng, quản lý và đối soát đơn hàng dễ dàng hơn, bạn nên sử dụng ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí Sapo. Giúp tạo đơn hàng, quản lý khách hàng, đẩy đơn sang đơn vị ship hàng COD chuyên nghiệp và đối soát minh bạch và rõ ràng.

Với ứng dụng quản lý bán hàng Sapo, khi bạn tạo xong đơn hàng thì đơn hàng này sẽ được tự động tính phí ship và thời gian ship hàng của 7 đối tác vận chuyển của Sapo như: GHN, Best Express, Ahamove, VN Post, Shippo,…..để bạn lựa chọn một trong số bên vận chuyển có chi phí rẻ nhất hoặc thời gian giao hàng nhanh nhất. Ứng dụng còn hỗ trợ in hóa đơn qua bluetooth điện thoại, nên bạn sẽ rất nhàn. Không cần viết phiếu tay, đối soát COD tự động hoàn toàn qua phần mềm vô cùng tiện lợi.

Bước 4: Tiến hành giao hàng

Đơn vị giao hàng sẽ vận chuyển hàng hóa đến địa chỉ người nhận hàng. Thông thường thời gian giao hàng trung bình khoảng 2 – 4 ngày (nếu chuyển nhanh), 7 – 10 ngày (chuyển chậm). Đây là chỉ số tương đối thôi, vì sẽ có những lúc đơn hàng được giao nhanh thất thường, hoặc đôi khi bạn sẽ “sôi máu” bởi chuyển phát nhanh mà 10 ngày khách vẫn chưa nhận được.

Tuy nhiên, sự phát triển về dịch vụ ship COD ngày càng cao nên thời gian giao hàng của các bên vận chuyển cũng được rút ngắn đi rất nhiều để phục vụ nhu cầu nhận hàng nhanh chóng của người mua cũng như giúp người bán thuận lợi hơn trong kinh doanh.

Ship hàng COD được rút ngắn thời gian chỉ từ 2 – 4 giờ tùy vào cách tính toán của từng đơn vị. Tuy nhiên, với thời gian ship hàng nhanh thì đồng nghĩa với giá ship sẽ cao hơn so với bình thường. Thế nhưng khi bạn sử dụng app quản lý bán hàng và đẩy đơn ship hàng COD Sapo, phần mềm sẽ tự động gợi ý cho bạn bên ship COD có mức giá rẻ nhất trong thời gian ngắn nhất để bạn thoải mái lựa chọn. Kèm với đó là hàng loạt các ưu đãi về phí vận chuyển cho bạn.

Bước 5: Người mua nhận hàng và thanh toán

Đây là giai đoạn Shipper giao hàng và thu tiền hộ dựa trên hóa đơn giao hàng. Sau khi quá trình nhận hàng và thanh toán hoàn tất bạn có thể ra bưu cục lấy tiền thu hộ. Trường hợp “số đen” khách không nhận thì hàng sẽ được hoàn về cho chủ shop và tùy theo chính sách của đối tác vận chuyển, người bán sẽ phải trả thêm phí chuyển hoàn hoặc không.

Bước 6: Đối soát

Tại quy trình đối soát, đơn vị vận chuyển sẽ thanh toán phí thu hộ cho bạn. Bạn lưu ý chỉ nhận tiền thu hộ trong giờ hành chính và nhớ đối soát phí COD để khiếu nại nếu có sai sót.

Kinh nghiệm ship COD

Phí ship COD thường đắt hơn so với phí vận chuyển hàng thông thường. Khi các đơn vị tính phí ship của bạn sẽ dựa trên 2 yếu tố: Phí vận chuyển + phí COD thu hộ. Vì vậy, nếu lựa chọn hình thức khách nhận hàng thanh toán, bạn sẽ phải chịu thêm khoản phí thu hộ, thay vì chỉ mất phí vận chuyển nếu khách hàng chuyển khoản trước.

Đa phần những người bán hàng online đều đã từng gặp rắc rối với việc Ship COD toàn quốc. Nhất là những trường hợp ship hàng đến nơi khách không lấy, bị bỏ bom… dẫn đến tỷ lệ trả hàng lớn, tổn thất chi phí. Cùng điểm qua 4 cách ship hàng COD dưới đây, chắc chắn bạn sẽ giảm tối đa tỷ lệ hoàn đơn nhờ vào những cách ship hàng online dưới đây.

Nguyên tắc 1: Sự chuẩn bị của bạn phải đủ tốt

Việc chuẩn bị một dịch vụ/sản phẩm tốt luôn là tiền đề để người bán tiến gần hơn đến túi tiền của khách hàng, nhất là những kế hoạch trong tương lai cũng cần sự ủng hộ không hề nhỏ từ họ. Cách ship hàng COD cũng có những đặc thù của riêng nó, ai làm tốt người đó có thị trường.

Bạn phải có một hoặc hơn một nhân sự luôn theo dõi đơn hàng thường xuyên hoặc sử dụng phần mềm quản lý để hỗ trợ kiểm soát. Phụ trách đóng gói, lên danh sách gửi đi, gửi đơn hàng cho bên vận chuyển theo dõi và trả lời thông tin phản hồi từ bưu điện, thống kê lại các tình huống thường gặp trong ship hàng online.

Nguyên tắc 2: Quản lý những đơn hàng chưa ship COD thành công

Dù cho ship COD như thế nào cũng nên kiểm tra xem lý do vì sao mà đơn hàng chưa phát được, lý do vì mình hay vì nguyên nhân khác, lưu lại thông tin cần để có hướng xử lý tiếp theo, tránh lặp lại.

Xử lý các tình huống khi ship hàng online:

• Khách hàng tắt máy: Gọi lại vào một thời điểm khác (tùy thuộc hoàn cảnh, có thể áng chừng thời gian cuộc họp hoặc việc bận).
• Không tắt máy nhưng gọi không nghe: Gọi lại vào ngoài giờ hành chính, hoặc vào ngày tiếp theo.
• Hẹn một thời điểm khác: Thông báo lại cho bên giao hàng để thay đổi. Trước ngày giao hàng nhớ nhắc khách hàng là em sẽ giao hàng lại cho anh chị. Nhớ thông tin lại cho bên giao hàng là ngày đó giao hàng.
• Khách hàng từ chối nhận hàng: Chắc chắn rằng nhân viên bên giao hàng thông báo ngay cho bạn khi khách hàng từ chối. Lúc đó bạn nên hỏi khách hàng nguyên nhân và chắc chắn rằng mình có thể khắc phục nguyên nhân đó để làm hài lòng họ. Hãy dùng tài thuyết phục của bạn để làm họ đồng ý vì bạn càng chân thành thì khả năng họ thay đổi quyết định càng cao.

Nguyên tắc 3: Xử lý đơn hàng từ đơn vị vận chuyển phản hồi

Các tình huống thường thường xảy ra và gợi ý giải pháp xử lý:

Khách hàng mở hàng ra xem không nhận hàng

Luôn nhớ hàng đã đến tay khách hàng thì dùng mọi cách để họ không trả lại. Vì ít nhất họ xem hàng là đã có ý muốn lấy hàng.

Niềm nở hỏi khách hàng nguyên nhân vì sao khách hàng không nhận hàng, lấy mẩu giấy hoặc cuốn sổ ra note lại như một nhân viên thị trường thực thụ. Hãy cho họ thấy bạn lắng nghe họ và sẵn sàng làm họ hài lòng bằng dịch vụ của bạn.

Đưa ra giải pháp nhanh và hợp lý nhất để lấy lại lòng tin của họ ngay lúc đó, thay đổi hoặc nâng cao dịch vụ đi kèm. Và đừng quên cảm ơn khách hàng hay hứa sẽ giữ lời hứa (nếu có) nhé!

Xử lý khéo léo các tình huống khi gửi đơn hàng ship COD

Shipper/bưu tá không gọi cho bạn ngay tại thời điểm khách không nhận hàng
Giao kèo: Bưu tá/shipper phải bồi thường đơn hàng:

Chắc chắn rằng bạn đã yêu cầu shipper/bưu tá thông báo cho bạn ngay tại thời điểm nếu khách không nhận hàng. Nói với bưu tá phát lại hàng đồng thời liên lạc với khách hàng nhận lại. Nhưng nếu không phát được bưu điện vẫn đền đơn hàng này vì không làm đúng nguyên tắc.

Liên hệ cho đơn vị giao hàng: Đơn hàng bưu tá không gọi cho shop ngay tại thời điểm phát nếu khách đứng đó mà không nhận hàng.

Gọi điện thoại thuyết phục khách hàng nhận lại để hỗ trợ bưu tá.

Nguyên tắc 4: Thái độ phục vụ làm nên uy tín

Ship COD dù như thế nào thì thái độ của bạn vẫn phải đúng mực. Đầu tiên hãy học cách nói xin lỗi vì bạn phục vụ không chu đáo. Cố gắng để hiểu khách hàng và cố gắng biết nguyên nhân để sau này sửa để có những dịch vụ tốt hơn.

Càng làm khách hàng hài lòng bao nhiêu thì mức độ tiếp cận đến túi tiền của họ càng cao.

Nên nhớ mình càng phục vụ được nhiều khách thì thị trường của mình càng mở rộng. Không chỉ những người đã từng giao được hàng bạn mới phục vụ, những người chưa giao được hàng lại thật sự tiềm năng. Cố gắng giữ liên hệ nào đó với khách hàng nhằm tăng tỷ lệ thành công của những lần giao hàng kế tiếp.

Thái độ giao hàng nhiệt tình, vui vẻ

Luôn mỉm cười khi phục vụ khách hàng, hãy cho họ thấy bạn chân thành, và bạn sẽ đạt được điều bạn muốn.
Khi nhận được sự tận tình từ bạn tâm lý họ sẽ dễ dàng nhận hàng hơn.

Đừng từ bỏ quá sớm vì cái gì khó mới thôi thúc người ta có động lực cho lần kế tiếp.

Từ khóa:

• Ship COD bưu điện
• Cách ship COD Viettel
• Ship COD toàn quốc
• Ship COD Viettel
• Giá ship COD

Nội dung liên quan:

• Kích thước giấy A3 và giấy A3 là bao nhiêu cm?
• Một số thông tin về màng OPP có thể bạn chưa biết
• Túi bóng khí là gì? Đặc tính của loại sản phẩm này là gì?